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Assistant.e administratif.ve

  • Expérience : Intermédiaire
  • Type d'emploi : Permanent, Temps plein

Notre studio est à la recherche d'un.e assistant.e administratif.ve pour s’occuper de la réception et aider l'équipe de direction dans les tâches administratives et comptables.

Description

 

Administration

  • Prendre en charge l'accueil des invités et visiteurs, préparer les salles de meeting et informer les autres membres de l'équipe de leurs arrivées;
  • Assurer la sécurité des lieux en contrôlant l'accès des visiteurs et en s'assurant qu'ils ont signé la documentation appropriée si nécessaire;
  • Acheter le matériel de bureau, les boissons, les collations et des articles divers pour l'équipe et les projets, suivre l’état des commandes et l’inventaire, recevoir les livraisons;
  • Coordonner et faire les réservation de voyages pour l'équipe;
  • Rédiger des lettres ou d'autres types de communications, préparer et mettre en page des présentations, compléter et relire des documents;
  • Gérer nos assurances (commerciales & médicales), leurs renouvellements et l'ajout de nouveaux membres au sein de l'assurance collective;
  • Gérer notre système de feuilles de temps en s’assurant que chacun ait rempli ses feuilles de temps à chaque semaine, en ajoutant ou en archivant des projets;
  • Maintenir l'espace de bureau propre et rangé pour les visites et réunions des clients, ainsi que pour l'équipe. Communiquer régulièrement avec l'équipe de nettoyage, évaluer leur travail et leur demander des ménages supplémentaires si nécessaire;
  • Aide à l'organisation et à la logistique d'événements, internes ou externes;
  • Offrir de l'aide pour d'autres tâches de bureau.


Comptabilité

  • Tenue de livres: via notre logiciel de comptabilité (Xero), entrée de données, mise à jour des comptes payables et recevables, conciliation bancaires et des cartes de crédit;
  • Faire la facturation, en s'assurant que les factures hebdomadaires ou mensuelles soient envoyées à nos clients;
  • Déposer les paiements et s’assurer de les recevoir à temps;
  • Payer nos fournisseurs à temps;
  • Préparer la paie et faire le suivi des rapports de dépenses de l'équipe;
  • Mettre à jour le flux de trésorerie à chaque semaine;
  • Créer divers rapports financiers;
  • Assurer la communication avec nos banques en cas de besoin;
  • Suivi des dossiers de financement, nouveaux et existants, (FMC, CDRIN, CNRC, MESI), y compris la budgétisation, les flux de trésorerie, les rapports de coûts, les opérations de financement intermédiaires, les rapports d'exploitation;
  • Vérification et suivi de budgets pour nos projets ou budgets internes tels que la formation;
  • Recherche de nouvelles opportunités de financement public.

Avantages

  • Horaire flexible, possibilité de réduction d’horaire, politique stricte limitant les heures supplémentaires;
  • Congés pour la fermeture annuelle en fin d’année, banques de congés (payés, maladies, mobiles, sans solde);
  • Politique de formation pour l’ensemble de l’équipe;
  • Assurances collectives, programme d’aide aux employés, plateforme de santé en ligne;
  • REER et CELI collectifs;
  • Du café, du thé et la bière du vendredi;
  • Notre culture: Partage, Entraide, Autonomie, Transparence, Perfectionnement.

Exigences

  • Trois à cinq ans d'expérience comme assistant.e administratif.ve ou équivalent;
  • Expérience professionnelle en comptabilité et connaissance intermédiaire des logiciels de comptabilité;
  • Diplôme de secrétariat ou de comptabilité;
  • Parfaitement bilingue français / anglais;
  • Excellentes compétences analytiques et organisationnelles;
  • Capacité à être polyvalent.e et à s'adapter à différentes situations;
  • Grand sens de l'initiative et de la responsabilité, autonomie, jugement et discrétion.